Le giornate volano tra impegni lavorativi e familiari, scadenze e imprevisti dell’ultimo minuto, e 24 ore non sembrano mai abbastanza. Che sia una questione di time management? Scopri la matrice di Eisenhower: una tecnica di gestione del tempo particolarmente efficace.
Il tempo che abbiamo a disposizione è sempre troppo poco. Entri in ufficio la mattina e, senza nemmeno rendertene conto, è già pomeriggio inoltrato e non hai ancora completato neanche la metà dei task che ti eri prefissato. Se a questo aggiungi le attività extra lavorative (famiglia, figli e, perché no, magari un po’ di sport o di svago) la cosa si complica.
Come si fa a fare tutto?
Un metodo molto diffuso per gestire il tempo in maniera produttiva è la cosiddetta matrice di Eisenhower. Vediamo in cosa consiste e perché può aiutarti a migliorare la gestione del tuo business.
Time management: il metodo Eisenhower
Eisenhower è stato il 34° Presidente degli Stati Uniti. Prima, però, era stato a capo dell’esercito americano e comandante supremo delle forze alleate durante la Seconda Guerra Mondiale, nonché responsabile della pianificazione e dell’esecuzione delle invasioni in Francia, Germania e Nord Africa. Inoltre, nella vita privata, coltivava la passione per il golf e la pittura, riuscendo a conciliare magistralmente queste attività. Come faceva?
La figura di Eisenhower è stata oggetto di studio di molti, per cercare di capire quale tecnica utilizzasse per raggiungere soglie di produttività così elevate. Da qui nasce la matrice di Eisenhower, che si basa sulla distinzione dei compiti urgenti da quelli importanti.
Urgenza e importanza
“Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante.”
Questa frase di Eisenhower ci aiuta a capire la differenza tra attività urgenti e importanti. Le prime sono quelle da completare nell’immediato: email, telefonate, scadenze di qualche genere. Le seconde, invece, sono quelle che hanno una rilevanza sul lungo periodo e ci aiutano a raggiungere i nostri obiettivi.
Si tratta, dunque, di imparare a distinguerle assegnando delle priorità.
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La matrice delle priorità
La matrice di Eisenhower si sviluppa in quattro quadranti:
- Urgente e importante (attività da svolgere immediatamente: do);
- Importante ma non urgente (attività da programmare più avanti: plan);
- Urgente ma non importante (attività da delegare: delegate);
- Né urgente né importante (attività da eliminare: eliminate).
Il vantaggio di questo metodo è che può essere applicato a qualsiasi cosa, dalle attività più complesse (come la gestione di un’azienda) ai compiti quotidiani. Quella di Eisenhower è una tecnica che in apparenza sembra semplice, ma in realtà è estremamente efficace. Utilizzandola nel modo corretto, infatti, si impara a capire cosa è realmente importante e cosa no, comprendendo il valore della delega a terzi e la necessità di eliminare le perdite di tempo.
Si tratta di uno strumento di time management molto prezioso, che può rivelarsi davvero utile per aumentare la produttività sul lavoro guadagnando tempo da impiegare per ciò che ti sta veramente a cuore.
Inizia subito a lavorare sulla tua lista delle priorità, ma prima ecco due consigli:
- Cerca di concentrarti sui quadranti superiori, dedicando più attenzione alle attività importanti ma non urgenti: gioverà alla qualità della tua vita.
- Fissa un limite di task per ogni quadrante. 8 è un buon numero di compiti: prima di inserirne uno nuovo portane a termine uno di quelli esistenti.
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