Le riunioni aziendali sono un’attività essenziale per una gestione efficace dell’azienda, ma come gestirle quando si è in vacanza e non si può partecipare fisicamente?
Se sei un imprenditore che non riesce a staccare completamente e la cui attività resta operativa anche ad agosto è fondamentale individuare la modalità migliore per gestire le call online senza perdere tempo e concentrandosi sugli obiettivi più importanti.
Negli ultimi anni si è discusso molto della quantità di call e sulla loro reale utilità. In questo articolo ti spiegheremo come ottenere i risultati migliori partendo dalla scelta della piattaforma per arrivare alle verifica dei risultati.
La scelta della piattaforma giusta per le riunioni online
La scelta della piattaforma giusta è fondamentale per la gestione efficace delle riunioni online. È importante individuare una piattaforma stabile, affidabile e facile da usare, che permetta una comunicazione fluida e senza interruzioni e che sia accessibile da qualsiasi luogo e dispositivo, così da garantire la partecipazione di tutti i membri del team. Inoltre, per scegliere la piattaforma migliore è necessario avere fin da subito chiari in mente gli strumenti di cui si avrà bisogno nel corso delle riunioni, individuando lo strumento che offre il ventaglio di possibilità più adeguato alle necessità del team.
La preparazione della riunione
La preparazione della riunione è altrettanto importante. È necessario creare un elenco degli argomenti da trattare durante la riunione, e, nel caso fosse utile, sottoporlo preventivamente al consenso di tutti i partecipanti e inviarlo a loro qualche giorno prima della riunione. In questo modo, ogni partecipante avrà il tempo necessario per prepararsi e partecipare alla riunione in modo efficace senza perdere tempo durante la call, esponendo in modo chiaro e sintetico il suo punto di vista.
La conduzione della riunione
Durante la riunione online, è importante innanzitutto assicurarsi che tutti i partecipanti siano presenti e che sia garantita la partecipazione attiva da parte di tutti. Chi ha il compito di moderare deve fare attenzione a non interrompere le persone durante le loro presentazioni e a garantire che ogni partecipante abbia l’opportunità di parlare e di esprimere le proprie opinioni e risposte: di solito, infatti, le persone che tendono a parlare meno, sono quelle che possono portare punti di vista differenti e valore ai progetti. È importante assegnare un tempo limite per ogni argomento per evitare che la riunione si protragga eccessivamente. Se sei in vacanza è opportuno che non sia direttamente tu ad avere questo ruolo di moderazione e che individui il momento migliore per intervenire.
La verifica dei risultati e degli impegni
Le riunioni online degli imprenditori in vacanza devono sempre avere come focus la verifica dei risultati e degli impegni assunti. Per questo è essenziale garantire che la riunione sia efficace, individuando preventivamente i dati da esaminare legandoli sempre ai target da raggiungere. Adotta le misure necessarie per garantire la crescita dell’azienda, fai inviare ai partecipanti un riassunto dettagliato delle decisioni prese e degli impegni assunti durante la riunione, e monitorare l’attuazione di queste decisioni e impegni.
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Conclusioni
In sintesi, la gestione delle riunioni online per gli imprenditori in viaggio e in vacanza è una sfida che può essere affrontata con successo grazie alla scelta della piattaforma giusta, alla preparazione accurata della riunione, alla conduzione efficace e alla verifica dei risultati e degli impegni. È fondamentale ottimizzare anche questo aspetto per far risparmiare tempo a tutti nelle riunioni e, soprattutto, far risparmiare tempo a te, imprenditore, che in questo modo potrai concentrarti su altro.
